Privacybeleid

RoofWise hecht belang aan een zorgvuldige en transparante omgang met persoonsgegevens. Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die RoofWise verwerkt via de website www.roofwise.be, het contactformulier, telefonisch of e-mailcontact, en in het kader van de uitvoering van opdrachten (RoofCheck, RoofOfferte, RoofPremie). Dit privacybeleid maakt integraal deel uit van de algemene voorwaarden van RoofWise.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

RoofWise, eenmanszaak van David Houtmeyers, met maatschappelijke zetel te Oudstrijderslaan 22A, 9820 Merelbeke, KBO 0882.656.547, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verzameld via www.roofwise.be en in het kader van de dienstverlening van RoofWise. Voor vragen over de verwerking van uw gegevens kan u terecht op info@roofwise.be.

2. Welke gegevens verzamelt RoofWise

2.1 Gegevens via het contactformulier of rechtstreeks contact

Wanneer u het contactformulier op de website invult, RoofWise mailt of belt, kan RoofWise onder meer volgende gegevens verzamelen: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres van het te inspecteren gebouw, en de inhoud van uw bericht of vraag.

2.2 Gegevens tijdens een opdracht

Bij de uitvoering van een RoofCheck, RoofOfferte of RoofPremie kan RoofWise bijkomend gegevens verwerken zoals: adresgegevens van het gebouw; contactgegevens van eigenaar, bewoner, syndicus, VME of vastgoedmakelaar; foto’s en dronebeelden van het gebouw; door u bezorgde offertes, facturen, attesten, plannen, EPC-verslagen of andere documenten; en correspondentie in het kader van de opdracht. Documenten zoals offertes of facturen kunnen ook contactgegevens van derden bevatten, zoals aannemers.

2.3 Foto’s en dronebeelden

Foto’s en dronebeelden zijn in de eerste plaats gericht op het te inspecteren gebouw en dak. Zoals toegelicht in de algemene voorwaarden, kunnen buren, personen, voertuigen of eigendommen van derden incidenteel op beeld komen. RoofWise neemt redelijke maatregelen om de privacy van derden te respecteren: dergelijke beelden worden niet gepubliceerd en op eenvoudig verzoek onherkenbaar gemaakt of verwijderd.

2.4 Gegevens via de website

Bij een bezoek aan www.roofwise.be worden, afhankelijk van uw cookievoorkeuren, automatisch bepaalde gegevens verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën, zoals IP-adres, apparaat- en browsertype, bezochte pagina’s en surfgedrag op de website. Meer details vindt u in artikel 8.

3. Doeleinden van de verwerking

RoofWise verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het beantwoorden van vragen en het opvolgen van aanvragen via het contactformulier, e-mail of telefoon;
• het voorbereiden, bevestigen, plannen en uitvoeren van opdrachten (RoofCheck, RoofOfferte, RoofPremie);
• het opstellen en bezorgen van verslagen, foto’s, dronebeelden en adviezen;
• facturatie en boekhouding;
• klantenbeheer en opvolging van de relatie met de klant;
• opvolging van klachten of geschillen;
• naleving van wettelijke verplichtingen, onder meer boekhoudkundige en fiscale bewaarplicht;
• beveiliging en misbruikpreventie van de website;
• website-analyse via Google Analytics, om het gebruik van de website te begrijpen en te verbeteren (enkel indien u hiervoor toestemming geeft via de cookiebanner);
• gerichte online advertenties via Meta (Facebook/Instagram) en/of Google Ads (enkel indien u hiervoor toestemming geeft via de cookiebanner).

4. Rechtsgrond

RoofWise verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende rechtsgronden uit artikel 6 AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst: voor de verwerking van gegevens die nodig zijn om een offerte op te maken of een opdracht uit te voeren;
• Gerechtvaardigd belang: voor klantenbeheer, directe communicatie, beveiliging van de website en de bescherming van RoofWise bij eventuele geschillen, voor zover dit belang niet zwaarder weegt dan uw rechten en vrijheden;
• Wettelijke verplichting: voor gegevens die RoofWise moet bewaren op grond van de boekhoud- en fiscale wetgeving;
• Toestemming: voor niet-noodzakelijke cookies, waaronder analytische cookies (Google Analytics) en marketingcookies (Meta, Google Ads). U kan deze toestemming op elk moment intrekken via de cookiebanner (zie artikel 8).

5. Met wie worden gegevens gedeeld

RoofWise verkoopt uw gegevens nooit aan derden. Gegevens kunnen wel worden gedeeld met:

• Hostingprovider: Combell, voor het hosten van de website www.roofwise.be en de bijbehorende gegevens;
• WPForms: de plugin waarmee het contactformulier op de website wordt verwerkt;
• Google (Google Analytics, Google Ads): voor websiteanalyse en, indien van toepassing, advertentiedoeleinden, enkel na uw toestemming via de cookiebanner;
• Meta Platforms (Facebook/Instagram): voor advertentiedoeleinden via de Meta-pixel, enkel na uw toestemming via de cookiebanner;
• Boekhouder/accountant: voor de boekhoudkundige en fiscale verwerking van facturatiegegevens;
• AG Insurance (via verzekeringsmakelaar Optisur Insurance): indien een schadegeval wordt gemeld in het kader van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van RoofWise, kunnen relevante dossiergegevens worden gedeeld met de verzekeraar, die deze verwerkt als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke conform haar eigen privacyverklaring;
• Overheidsinstanties: indien wettelijk verplicht, bijvoorbeeld in het kader van een controle door de fiscus of een gerechtelijk bevel.

Met externe dienstverleners die als verwerker optreden, sluit RoofWise, waar vereist, een verwerkersovereenkomst af conform artikel 28 AVG.

6. Doorgifte buiten de EER

Sommige door RoofWise gebruikte diensten, zoals Google Analytics, Google Ads en Meta, kunnen gegevens verwerken op servers buiten de Europese Economische Ruimte (EER), onder meer in de Verenigde Staten. Deze partijen zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework of maken gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) om een passend beschermingsniveau te waarborgen.

7. Bewaartermijn

RoofWise bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld:

• gegevens uit het contactformulier die niet leiden tot een opdracht: maximaal 2 jaar na het laatste contact;
• dossiers, verslagen en facturatiegegevens van uitgevoerde opdrachten: in principe 10 jaar na afronding van de opdracht, met het oog op de boekhoudkundige bewaarplicht en de verjaringstermijnen voor mogelijke aansprakelijkheidsvorderingen;
• cookies: zie de vervaltermijnen vermeld in de cookiebanner, doorgaans variërend van de duur van uw websitebezoek tot maximaal 24 maanden voor analytische en marketingcookies.

Na het verstrijken van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.

8. Cookies en vergelijkbare technologieën

De website www.roofwise.be maakt gebruik van cookies. Bij uw eerste bezoek verschijnt een cookiebanner waarin u kan aangeven welke niet-noodzakelijke cookies u toestaat. Noodzakelijke cookies worden altijd geplaatst, aangezien de website daar technisch niet zonder kan.

De precieze lijst van actieve cookies, hun bewaartermijn en hun aanbieder kan wijzigen naargelang de configuratie van de website, en wordt weergegeven in de cookiebanner zelf. U kan uw cookievoorkeuren op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen onderaan de website, of door de cookies van uw browser te verwijderen.

Indien u niet-noodzakelijke cookies weigert, blijft de website normaal bruikbaar; enkel de website-analyse en gepersonaliseerde advertenties zijn dan niet actief.

9. Beveiliging van gegevens

RoofWise neemt redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking of vernietiging, rekening houdend met de aard en omvang van de verwerkte gegevens en de beschikbare middelen van een eenmanszaak. Toegang tot dossiers en persoonsgegevens is beperkt tot wat noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

10. Uw rechten

Onder de AVG heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens de volgende rechten:

• Recht op inzage: u kan opvragen welke gegevens RoofWise over u verwerkt;
• Recht op verbetering: u kan onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren;
• Recht op verwijdering: u kan vragen om uw gegevens te laten verwijderen, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht of ander gerechtvaardigd belang geldt;
• Recht op beperking van de verwerking: u kan in bepaalde gevallen vragen om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken;
• Recht op overdraagbaarheid: u kan, waar van toepassing, uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat opvragen;
• Recht van bezwaar: u kan bezwaar maken tegen een verwerking die gebaseerd is op het gerechtvaardigd belang van RoofWise, of tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing;
• Recht om toestemming in te trekken: voor verwerkingen die gebaseerd zijn op toestemming (zoals analytische of marketingcookies), kan u deze toestemming op elk moment intrekken zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kan u contact opnemen via info@roofwise.be. RoofWise antwoordt binnen de wettelijk voorziene termijn en kan, indien nodig, om een identiteitsbewijs vragen om misbruik van deze rechten te voorkomen.

11. Minderjarigen

De website en diensten van RoofWise richten zich niet specifiek tot minderjarigen. RoofWise verzamelt niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd. Indien u vermoedt dat RoofWise toch persoonsgegevens van een minderjarige heeft verzameld zonder de vereiste toestemming, kan u dit melden via info@roofwise.be, waarna RoofWise deze gegevens verwijdert.

12. Links naar andere websites

De website van RoofWise kan links bevatten naar andere websites. RoofWise is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van deze externe websites. We raden aan het privacybeleid van elke website die u bezoekt afzonderlijk te raadplegen.

13. Wijzigingen aan dit beleid

RoofWise kan dit privacybeleid wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van gewijzigde regelgeving of gewijzigde verwerkingen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op www.roofwise.be. Bij belangrijke wijzigingen zal RoofWise dit, waar relevant, kenbaar maken via de website.

14. Klachten en toezichthoudende autoriteit

Heeft u een klacht over de manier waarop RoofWise uw persoonsgegevens verwerkt, dan kan u dit eerst melden via info@roofwise.be, zodat RoofWise dit kan onderzoeken en zo mogelijk oplossen. U heeft daarnaast steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Gegevensbeschermingsautoriteit · Drukpersstraat 35, 1000 Brussel · www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

15. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kan u contact opnemen met RoofWise via info@roofwise.be of telefonisch via +32 478 49 98 29.